Sie sind für die Organisation einer Geburtstagsfeier verantwortlich und sich nicht wirklich sicher, was Sie machen oder wo Sie überhaupt anfangen sollen?
1 – Seien Sie vorbereit
Egal ob eine Geburtstagsfeier zu Hause oder außerhalb, das Prinzip ist stets das gleiche. Je mehr Sie vorbereitet sind, desto besser. Das Risiko die Gäste zu vernachlässigen, weil Sie ständig in die Küche müssen oder hin und her laufen, weil Sie gar keine oder nur eine Last Minute Planung hatten ist groß. Falls Sie Einladungen versenden müssen, dann machen Sie das 1 und 6 Monate im Voraus, abhängig von der Anzahl der Gäste und dem Feierort. Denken Sie daran, ein Antwortdatum für eine Zu- oder Absage zu setzen. Bei einem Mittag-oder Abendessen ist eine Checkliste ein wichtiger Erfolgsfaktor: Aperitif, Cocktail-Empfang, Buffet, Gänge-Menü? Wenn Sie einen Caterer nutzen, schauen Sie sich alles im Detail genau an, planen Sie lieber etwas mehr Essen ein und lassen alles frühzeitig anliefern (deutlich bevor die Gäste kommen). Wenn Sie sich entscheiden, selber zu kochen, bereiten Sie Ihre Speisen weit im Voraus vor und frieren diese gerne in der Tiefkühltruhe ein. Reservieren Sie sich genug Zeit, um vor dem Ankommen der Gäste durchzuatmen und sich entspannt zu recht zu machen. Was für das Essen und Sie gilt, trifft auch auf die Dekoration der Räumlichkeiten zu. Bei einem bestimmten Thema machen Sie auch hier eine Liste mit benötigtem Material, Werkzeug und allen sonstigen benötigten Dingen. Nichts ist nerviger und stressig, wenn man durch vergessene Kleinigkeiten nicht weiterkommt oder es deswegen hapert. Bedenken Sie, dass Blumen erstklassige Dekoration für Räume, Tische und das Buffet sind. Natürlich können Sie für die Blumendekoration selber sorgen. Aber gerade im Bereich Blumen & Pflanzen können Ihnen professionelle Floristen ganz neue Wege und Ideen zeigen. Lassen Sie bei den Themen Farbe und Duft die Profis ran. Blumen sind unerlässlich für eine tolle Dekoration!
2 – Begrüßen Sie Ihre Gäste
Denken Sie daran, dass es Ihre Aufgabe ist, die Gäste zu begrüßen und sich um sie zu kümmern. Wenn Sie ständig in der Küche sind oder mit organisatorischen Dinge beschäftigt sind, kann es frustrierend oder sogar peinlich für Ihre Gäste sein allein zu bleiben. Zur Gastgeberrolle gehört auch das Vorstellen der Gäste untereinander. Falls die Geburtstagsfeier in einem kleinen Kreise zu Hause stattfindet, können Sie das Gespräch über die üblichen Themen locker einleiten, um den Abend zu starten. Sehr wichtig ist auch das Bereithalten eines Gaben- bzw. Geschenktisches, auf den Sie die Präsente wie Wein, Schokolade oder Blumen der ankommenden Gäste ablegen können.
3 – Ein Aperitif
Um die Gäste willkommen zu heißen kann man gerne einen Drink oder auch Aperitif anbieten. Das vertriebt die Zeit bis alle anderen Besucher angekommen sind und die Leute können sich “beschäftigen”. Viele Menschen wissen nicht wohin mit den Händen, wenn Sie im Raum stehen. Da kommt ein kleines Gläschen mit einem leckeren Aperitif gerade recht. Der Aperitif ist immer ein relaxter Ausgangspunkt für Gespräche und Small Talk, bei dem die Zeit vergeht wie im Flug. Der Aperitif sollte sorgfältig vorbereitet sein. Eine alkoholische und eine alkoholfreie Option ist aus vielerlei Hinsicht geboten. Bei einer formelleren Geburtstagsfeier, die auch etwas grösser ist, gehört es auch dazu, einen Sitzplan der Gäste vorbereitet zu haben. Auf diesem Wege kommt es nicht zu Rangeleien, Unklarheiten oder gar Enttäuschungen.
4 – Die Atmosphäre
Die Atmosphäre ist der Erfolgsgarant Ihrer Geburtstagsfeier. Die Atmosphäre von vielen Faktoren wie die Anzahl der Gäste, den Räumlichkeiten, ein eventuelles Motto und vielem mehr beeinflusst. Sehr wichtig für das Ambiente ist die Musik. Sie spielt eine tragende Rolle während der kompletten Feier – als Hintergrundmusik und als Tanzmusik. Auch hier ist das Schlüsselwort Vorbereitung. Erstellen Sie eine Wiedergabelisten im Voraus. Diese können Sie gerne nach Themen wie z.B. “Lounge”, “Essen”, “Tanzen”, etc. untergliedern. Manchmal können Spiele oder Animationen Auflockerung bringen und für Ausgelassenheit sorgen. Sobald das Essen beendet ist oder schon gegen Ende des Buffets kann die Tanzfläche eröffnet werden!
5 – Die Geschenke
Für Ihre Geburtstagsfeier ist es wahrscheinlich, dass Sie kleine oder sogar größere Geschenke bekommen. Absolut unerlässlich ist ein zentraler Punkt an dem Sie Ihre Geschenke den Gästen präsentieren. Ideal ist ein Gabentisch, der in der Nähe des Buffets steht. Manche Gäste bringen eventuell auch einen Umschlag mit Gutscheinen, Eintrittskarten oder sogar (bei Familienmitgliedern) Bargeld. In diesem Fall ist ein großes Glas oder ein urnenähnliches Gefäß ideal. Natürlich darf eine Ansprache nicht fehlen. Bedanken Sie sich bei Ihren Gästen für das Erscheinen, etwaige Hilfe bei der Feiervorbereitung und wünschen allen eine tolle Zeit und Spaß. Genießen Sie Ihren besonderen Abend im Kreise lieber Menschen, die Sie gerne um sich haben.
Geburtstagsblumen sind wichtig, damit es eine große, farbige und freudige Party wird! Bitten Sie Ihren Blumenhändler um Hilfe und Tipps. Jeder Florist wird sich freuen Ihnen aus ihrer/seiner Erfahrung zu erzählen und Ihnen mit Rat und Tat zur Seite zu stehen.
